Elektronik Faturayla ilgili Bilmeniz Gereken Herşey
Eski faturalandırma sistemi yerini Elektronik Faturalandırmayamı bırakıyor
Elektronik faturalama sistemi geleneksel faturalama yönteminden en az bir adım daha ileri; daha ucuz, daha hızlı, daha az hatalı, doğrudan muhasebe işleminize uygun. Kağıt ve dijital faturalandırmaya göre daha çevre dostu.
İnternete bağlı elektronik cihazların çoğalmasıyla birlikte, eskiden elle yapılan işlemler bilgisayarla yapılmaya başladı. Manuel işlemlerin bilgisayarlaştırılması işlerin daha iyi yönetilmesini bilgiye daha kolay ve hızlı ulaşılmasını sağladı.
İşletmeler Elektronik Faturayı neden tercih etmeli?
E – Fatura nedir?
Adındanda anlaşılacağı gibi elektronik fatura, tamamen elektroniktir; İlk oluşumu, gönderilmesi, ödeme ve finansal defter tutma işlemlerinin baştan sona bilgisayar sistemi üzerinden gerçekleştiği anlamına gelir.
Bununla birlikte, dijital hale getirilmiş bir faturanın kağıt faturalardan farkı PDF formatında olmasıdır. E – Faturalar kağıt faturalardan farklıdır, çünkü kağıt faturalar insanların faturadaki bilgileri kaydetmelerini gerektirir, bu sistem ise tamamen elektronik / bilgisayarlı bir işlem değil, manuel bir işlemdir.
Her ne kadar bulut sistemi elektronik fatura ya da E-fatura olarak ‘fatura’ olsa da, ek olarak tamamen elektronik olan satınalma siparişleri, borç notları, kredi notları, ödeme koşulları ve talimatlar ile havale fişleri anlamınada gelir.
Genellikle, bir elektronik fatura bir .XML veya .CSV dosyası biçiminde gönderilir, ancak e-faturalar birçok farklı dosya biçiminde veya web tabanlı biçimde kaydedilebilir.
E-Faturalamanın Avantajları
Elektronik faturalandırmayı geleneksel kağıtla veya dijital faturalandırmayla karşılaştırdığınızda – ki bu yalnızca bilgisayardaki kağıt faturalandırmadır. E-Faturalandırmanın farklı alanlarda geleneksel yöntemleri geride bıraktığını görürsünüz:
Maliyet
E-Fatura kullanımı, size kağıt ve dijital faturalarla karşılaştırıldığında önemli miktarda para kazandırır. Dijital bir fatura kullanarak, faturalarınızın yazdırıldığı kâğıt veya faturalarınızı müşterilerinize göndermeniz için gereken posta ücretini ödemenize gerek kalmaz. Dijital bir fatura ile, elektronik bir fatura, işlerin büyük planında tasarruf etmenizi sağlar, çünkü verilerinizin muhasebe defterine girmesi daha az zaman alır. Dijital faturalar bir personelden veri girişi gerektirir (Muhasebe) – bir çalışanın parasının ödemesi gereken zaman alıcı bir işlem (zaman para demektir!).
Örneğin, 2013 yılında, ABD hazinesi, e-faturalandırmanın federal hükümet ofisleri arasında gerçekleştirilmesi durumunda, maliyetleri %50 azaltabileceğini ve yıllık 450 milyon $ tasarruf edebileceğini tahmin etti.
Verim
Elektronik fatura kullanıcıları genellikle E-faturalandırmanın işlerini kolaylaştırdığını ve zaman kazandırdığını belirtirler. E-faturalar, faturaları göndermek için otomatik hale getirilebilir, müşterileriniz tarafından yalnızca bir tıklamayla arşivlenebilir. Tipik olarak, E-faturalar doğrudan muhasebe defterlerinize kaydedilir ve zaman alıcı pahalı giderleri keser.
Birçok grup şirketlerin elektronik faturalandırmaya başladığı zaman, faturalandırma sürecinin çok daha kısaldığı ve daha verimli olduğu görüldü. “Amaç her zaman finansmanı ve para hareketini işletmeler ve tüketiciler için kolaylaştırmak” değilmidir. Müşterilerin her birini aramak ve bilgilerini toplamak yerine, artık müşteriler tarafından doğrudan e-postalarıyla ödenebilecek faturalar gönderebiliyorum. ”
Elektronik faturalandırma, faturalandırma işlemlerini daha kullanıcı dostu hale getirmek için büyük adımlar attı ve günlük iletişim yöntemlerinden (e-posta) faydalandığından, faturalandırma işlemlerini optimize ederek maliyetleri düşürdü.
Hız
Elektronik faturalar, kağıt ve dijital fatura yöntemlerinden birkaç kat daha hızlı gönderilebilir, alınabilir, ödenebilir; Bu işlemlerin gerçekleştiği hız, fatura bilgilerinizin muhasebe sisteminize girmesi için gereken süreyi önemli ölçüde azaltır. Genellikle, elektronik fatura formatındaki bilgiler muhasebe sisteminize kolayca yüklenir – ya da otomatik olarak senkronize edilir; bu, bir çalışanın veri girişini manuel olarak yapması için geçen süreyi (ve fiyatı) ortadan kaldırır.
Doğruluk
Elektronik faturaların, kağıt ve dijital faturalardan daha kesin olması muhtemeldir. Elektronik bir fatura kullandığınızda, fatura sürecinde daha az adım ve dolayısıyla daha az sürtünme vardır. Bir çalışan veri girişinden ve aktarımdan sorumlu olduğunda – kağıt ve dijital fatura yöntemlerinde olduğu gibi – fatura oluşturma, müşteri ödemesi ve veri girişi gibi hataların oluşabileceği birkaç adım vardır. Ancak elektronik bir fatura kullandığınızda, başlangıçta faturayı oluştururken hatanın yapılabileceği tek bir nokta vardır. Sonuç olarak, bir e-fatura kullanmak, faturalandırma işleminizde ve muhasebe defterlerinde hata olasılığını azaltır.
Çevre Dostu
Elektronik faturaların kullanılması çevre için kağıt faturaların kullanılmasından daha iyidir. Kağıt ürünlerinin imalatının ormansızlaşmaya önemli ölçüde katkıda bulunduğu bilinmektedir, bu nedenle kağıt içermeyen bir faturalandırma yönteminin kullanılması, şirketinizin çevreyi koruma konusunda sosyal sorumluluk aldığını gösterecektir.
İş yapmanın daha iyi yolu
E-faturalandırmanın sağladığı faydaların sayısı nedeniyle, giderek daha fazla şirket elektronik faturalama sistemine geçmektedir. Elektronik faturaları kullanmak, kağıt ve dijital faturalama yöntemlerinden daha ucuz, daha verimli, daha hızlı, daha doğru ve daha iyidir. Bunun ötesinde, Elektronik faturalar doğrudan muhasebe defterlerinizi düzenler, mali kayıtlarınızı düzenli ve güncel tutmayı kolaylaştırır.
İnternet üzerinden ne kadar iş yürütüldüğü göz önüne alındığında, süreçlerin gelecekte bilgisayarlı hale gelip gitmediğini görmek şaşırtıcı olmaz. Ve faturalama söz konusu olduğunda, bilgisayarlı faturalama, fatura göndermenin daha etkili yoludur; Elektronik faturaların kullanılması, tipik olarak manuel bir işlemi optimize etmenin en kolay yollarından biridir. Eğer zaten E-faturaları kullanmıyorsanız, muhtemelen araştırmak isteyeceksiniz – özellikle de sektörünüzde lider olmak istiyorsanız.
